Bij de start van een nieuw schooljaar zijn er vaak ook nieuwe medewerkers die het team komen versterken. Het is fijn dat deze nieuwe medewerkers vanaf het begin goed worden meegenomen in de verschillende processen binnen de school en toegang hebben tot de belangrijke informatie.

Veel van deze belangrijke informatie is geborgd in Schoolmonitor. Denk aan de beleidsdocumenten, de lopende projecten en niet te vergeten het jaarplan voor dit jaar. Dus toegang krijgen tot Schoolmonitor is voor nieuwe medewerkers essentieel!

We vertellen hier hoe je ze gemakkelijk zelf toegang geeft.

Nieuwe medewerkers toevoegen

Als directie (gebruiker met een hoofdaccount) voeg je gemakkelijk zelf nieuwe medewerkers toe aan je team. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

 Ga naar Schoolgegevens en klik op de tab: Medewerkers
  Klik op + Nieuwe medewerker
  Vul de naam, telefoonnummer en het e-mailadres in.
  Kies de mate van toegang voor de medewerker.
  Selecteer een groep
  Controleer de naam en het e-mailadres. Naar dit e-mail adres wordt de bevestigingsmail gestuurd.
  Klik op ‘Opslaan’

Nieuwe directeur toevoegen

In het geval van een directeuren wissel, is het van belang dat de nieuwe directeur een eigen hoofdaccount krijgt om zo toegang te krijgen tot de bestaande Schoolmonitor omgeving. We raden het af om de inloggegevens van de voormalige directeur door te geven of aan te passen.

De nieuwe directeur wordt op dezelfde plek aangemaakt als een nieuwe medewerker.

  Ga naar Schoolgegevens en klik op de tab: Medewerkers
  Klik op + Nieuwe medewerker
  Vul de naam, telefoonnummer en het e-mailadres in.
  Kies voor Volledige toegang.
 Selecteer minimaal de groep ‘Directie’
  Controleer de naam en het e-mailadres. Naar dit e-mail adres wordt direct een bevestigingsmail gestuurd.
  Klik op ‘Opslaan’

Naast het aanmaken van een account voor de nieuwe directeur, kunnen ook de algemene gegevens aangepast worden. Deze komen namelijk terug op het voorblad van de diverse rapportages.

Dit kan bij Schoolgegevens -> Algemeen. Klik op het potloodje dat verschijnt als je over de aan te passen regel gaat. Er verschijnt een nieuw scherm waar alle gegevens aangepast kunnen worden.

Wanneer wordt er een bevestigingsmail gestuurd aan nieuwe medewerkers?

Het moment waarop een nieuwe medewerker een bevestigingsmail krijgt, wordt bepaald door de rol die toegewezen is.

Volledige toegang = direct

Een medewerker met Volledige Toegang ontvangt meteen een bevestigingsmail, omdat deze persoon direct aan de slag kan in de monitor. Deze rol heeft de regie op het gehele schooljaarplan en de inrichting van de monitor.

Beperkte toegang = na toewijzing project of taak

Een medewerker met beperkte toegang krijgt pas een bevestigingsmail wanneer deze persoon wordt toegewezen aan een project. Zo kan de directie alle teamleden wel vast invoeren, maar worden ze pas op de hoogte gesteld op het moment dat er daadwerkelijk een actueel project is waarmee ze aan de slag kunnen. Een medewerker met beperkte toegang kan projecten bewerken die aan hem/haar zijn toegewezen (regisseur) en kan de visuele planning en andere projecten inzien door de filters uit te zetten.

Meer informatie over de verschillende rollen binnen Schoolmonitor vind je hier en in de handleiding op pagina 32.

Geen toegang = alleen updates via mail

Een medewerker die geen toegang krijgt, kan niet in de monitor komen. Deze persoon kan wel toegewezen worden aan een actie. Via de mail wordt de medewerker op de hoogte gesteld van de actie en de voortgang. Zo kan deze medewerker wel acties uitvoeren voor een project, maar verder niet in het project werken. Deze rol is bedoeld voor medewerkers of externen die een minimale rol binnen een project hebben.

Alle nieuwe gebruikers van Schoolmonitor heten wij van harte welkom. Op deze pagina staat alle basis informatie om goed te starten met Schoolmonitor.
Heb je vragen over het toevoegen van nieuwe medewerkers? Neem gerust contact met ons op.

Dit kan via het ticketsysteem in de monitor of gedurende werkdagen (8:30 tot 17:00 uur) via telefoon of e-mail. (0513) 528759 – info@schoolmonitor.nl