HBOMBOPOVO
De projectcyclus in Schoolmonitor
Michelle van Ellen
Herken je dat? Heel veel goede ideeën om je school naar een hoger niveau te tillen, maar door de waan van de dag blijft het helaas vaak bij plannen.
Zo veel te doen en te weinig uren in een dag om alles uit te voeren. Lange to do lijstjes met dagelijkse werkzaamheden en de grotere projecten die betere werkprocessen en kwaliteitsverbetering in de school moeten brengen stranden halverwege of worden niet goed afgerond. Maar je bent de hele dag druk met van alles en je collega’s hebben ook altijd genoeg te doen. Dus ondanks dat iedereen hard aan het werk is, wordt de berg met ideeën, projecten en plannen nauwelijks kleiner.
Er moet iets gebeuren! Je hebt behoefte aan houvast en structuur, maar je wilt jezelf en je collega’s wel de vrijheid blijven geven om volgens hun eigen aanpak en inzicht te kunnen werken. Schoolmonitor helpt je om niet in je school te werken, maar juist aan je school te werken. Om je ideeën voor een betere school om te zetten naar behapbare en realistisch uit te voeren projecten. De projectcyclus in Schoolmonitor werkt zo!
Tijd voor structuur, creëer projecten
Je start met het sorteren van de grote berg aan ideeën en plannen. Je groepeert en creëert verschillende projecten.
Het ene project is omvangrijker dan de andere en je geeft de projecten een label. Ontwikkel je compleet iets nieuws binnen je project? Wil je een nieuwe manier van werken implementeren? Ga je juist een huidig proces verbeteren of ligt het doel voornamelijk bij het borgen van bestaande kennis?
Door het beantwoorden van een aantal basisvragen (SMART) schrijf je het plan. Dit is je fundament. Je creëert een solide basis zodat je het project inclusief kaders en verwachtingen kunt overdragen aan een projectverantwoordelijke. Binnen je team heb je mensen met eigen expertise. Deze mensen worden de projectverantwoordelijken van de projecten; de kartrekkers. Je bespreekt het plan en ze gaan aan de slag.
De volgende stap; milestones
De kartrekkers verfijnen het projectplan en creëren milestones (ook wel projecttaken genoemd). Dit is een volgende verdiepingsslag. Welke onderdelen zijn er wanneer nodig om het einddoel voor elkaar te krijgen?
Ze plaatsen deze milestones op maandniveau, selecteren een uitvoerende persoon of groep en kunnen hier indicatoren aanhangen om inzicht te krijgen in budget, uren of storypoints. Zo is per maand duidelijk wat er moet gebeuren en is de voortang ook per maand inzichtelijk.
Tijd voor actie(s)!
Per maand worden de milestones opgedeeld in Do’s. Deze acties bespreekt de projectverantwoordelijke met het team en samen pakken ze de acties op. Door te scrummen is er overzicht in openstaande, actieve en afgeronde taken en geef je verantwoordelijkheid en vertrouwen aan je team.
Zijn de taken van deze maand klaar, dan maak je direct een korte tussenevaluatie. Dit kan handig in 1 overzicht via de Visuele Planning in het Dashboard. Zijn alle milestones van een project afgerond? Maak dan een eindevaluatie en activeer de borgingstaken. Borgingstaken zijn reminders om de opbrengst die je uit dit project gehaald hebt, up-to-date te houden in de komende jaren. Je project is afgerond, geborgd en alle voortgang is gedurende het gehele project automatisch opgenomen in je jaarverslag.
Met deze projectcyclus in Schoolmonitor zorg je dat je op een gestructureerde en motiverende manier je ideeën omzet naar realiseerbare projecten en je samen werkt aan het verbeteren van je school.
Heb je vragen over de projectcyclus in Schoolmonitor? Laat het ons weten.
Je kunt ons ook volgen via:
- LinkedIn. Maak een connectie met mij en volg de bedrijfspagina van Schoolmonitor op LinkedIn.
- Neem een kijkje op de website waar we regelmatig nieuwe blogartikelen plaatsen.
- Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
- Of bel en mail ons voor meer informatie of hulp bij implementatie. 0513 – 52 87 59 of michelle@schoolmonitor.nl
Werk je nog niet met Schoolmonitor en wil je dit vrijblijvend uitproberen?
