Goed voorbereid het voortgangsgesprek voeren met de schooldirectie, zonder dat hier veel tijd in gaat zitten? We leggen in dit artikel uit hoe dit met Schoolmonitor makkelijk kan.

Als bestuur zit je periodiek met schooldirecties om tafel om te kijken of alles binnen een school naar wens verloopt. Eens per half jaar worden gezamenlijk alle facetten binnen de school besproken, om zo de vinger aan te pols te houden. Voorafgaand aan zo’n gesprek, vraag je vaak aan de school of ze je alvast inhoudelijk willen informeren. Zo heb je aan de start van het gesprek al een beeld van de huidige stand van zaken binnen de school en is er ruimte om concreet op de belangrijkste punten in te gaan.

Wanneer je de vraag stelt aan de school om je inhoudelijk te informeren, vraag je vaak naar toetsresultaten of een tussentijds jaarverslag. We zien dat het de schooldirectie veel tijd kost om deze informatie boven water te krijgen. De directie zal bij de verschillende werkgroepen langs moeten gaan om de huidige status van diverse projecten te inventariseren. Wanneer de schooldirecteur weet hoe de zaken ervoor staan, zal dit verwerkt moeten worden in een samenhangend document ten behoeve van het bestuur.

Al met al een tijdrovende onderneming die volgens ons een stuk efficiënter kan. Zowel voor de schooldirecteuren als voor het bestuur.

Een actief jaarplan

Binnen schoolmonitor is het jaarplan niet in steen gebeiteld. Er wordt namelijk actief gewerkt in het jaarplan dat voorafgaand aan het schooljaar is opgesteld. Elk project wordt opgedeeld in verschillende projecttaken die worden toegewezen aan een werkgroep of projectverantwoordelijke. Deze kartrekkers maken zelf de acties aan die nodig zijn om de projecttaak tot een goed einde te brengen.

Omdat deze projecttaken op maandniveau worden ingepland, vragen we de kartrekkers om deze taken tussentijds kort en bondig te evalueren.  In het kader van het ijzer smeden als het heet is, is deze evaluatie vaak een kleine actie. Maar hierdoor weet iedereen wel precies hoe de zaken ervoor staan.

Het jaarplan wordt dus actief gevoed met deze status en zo is het tussentijdse verslag altijd up-to-date.

Geen stress voor een tussentijds jaarverslag!

De schooldirecteur heeft zo op elk moment snel en gemakkelijk inzicht in de voortgang van het jaarplan en kan met één druk op de knop hiervan een overzichtelijk tussentijdse jaarverslag genereren. Dit kan worden aangeleverd aan het bestuur, maar als bestuur heb je  en aan leveren aan het bestuur.

Het (tussentijdse) jaarverslag heeft een automatische indeling op beleidsonderwerpen. Deze indeling wordt door het bestuur vastgesteld, dus het jaarplan van elke school heeft dezelfde herkenbare opbouw. Een groot voordeel wanneer je organisatie uit meerdere scholen bestaat. Daarnaast is er in het verslag een visuele vertaling van de projecttaken, zo zie je als bestuur in één oogopslag of de school op schema loopt. Deze weergave is via het netwerk door het bestuur in te zien en desgewenst te printen.

Een perfecte basis voor een prettig en overzichtelijk voortgangsgesprek!

Heb je vragen, laat het ons weten. Je kunt ons volgen via:

• LinkedIn. Maak een connectie met mij en volg de bedrijfspagina van Schoolmonitor op LinkedIn.
• Neem een kijkje op de website waar we regelmatig nieuwe blogartikelen plaatsen.
• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
• Of bel en mail ons voor meer informatie of hulp bij implementatie. 0513 – 52 87 59 of michelle@schoolmonitor.nl

Werk je nog niet met Schoolmonitor en wil je dit vrijblijvend uitproberen?

MAAK HIER JE ACCOUNT AAN