In dit artikel laten we je zien hoe makkelijk Schoolmonitor het maakt om beleidsterreinen binnen je bestuur (inclusief scholen) te borgen.

Als we het hebben over het borgen van beleidsdocumenten wordt dat in één adem genoemd met SharePoint. Het is terecht dat SharePoint een geweldig platform biedt waar documenten kunnen worden opgeslagen. Het probleem ontstaat vaak wanneer je het overzicht verliest. Het eerste half jaar gaat het aardig, maar daarna gaat iedereen zijn eigen gang en krijg je een wildgroei aan mappen en locaties. Uiteindelijk blijf je mappen en bestanden (re-)organiseren. Hierdoor loop je een groot risico dat medewerkers van scholen en schooldirecteuren het overzicht verliezen van vastgesteld beleid en beleid waar de school eigen vorm aan dient te geven.

Voor dit probleem hebben wij de beleidsdocumenten omgeving ontwikkeld. Door een doorgaande lijn op te zetten naast je jaarplan / jaarverslag cyclus borg je op simpele wijze de status van je definitieve beleid. De documenten koppel je eenvoudig vanuit SharePoint naar Schoolmonitor.

Voordelen op een rij

  Alle beleidsdocumenten vanuit één plek beschikbaar  

  Makkelijk te koppelen vanuit bestaand DMS (Document Management System)

 Beleidsonderwerpen krijgen per school een status

 Scholen makkelijk op te hoogte brengen van nieuw beleid

Binnen een schoolbestuur is er een kapstok aan werkvelden en beleidsonderwerpen die ook binnen de scholen actief gebruikt wordt. Het bestuur kan een groot deel van deze kapstok vullen met beleid, procedures of werkwijzen. Deze informatie vormt een belangrijke basis voor de bovenschoolse organisatie alsook voor de onderliggende scholen. Denk aan het personeelsbeleid, huisvesting, beleidsstukken over hoe de kwaliteitszorg geregeld is of een plan voor het begeleiden van een startende leerkracht. Maar denk ook aan een procedure hoe te handelen bij een noodsituatie of een beschrijving hoe de stichting omgaat met sponsoring of vrijwilligers.

Wanneer de samenhang op eenvoudige manier zichtbaar wordt gemaakt, heeft dit een enorme meerwaarde voor de organisatie.

Wat kan ik als bestuur met de beleidsdocumenten?

Beleidsonderwerpen als fundament

Beleidsonderwerpen worden in Schoolmonitor gestructureerd ingedeeld onder werkvelden. Denk hier bijvoorbeeld aan Identiteit, Profilering, Onderwijs, Personeel, Huisvesting, Bedrijfsvoering en ICT.
Een bestaande indeling van werkvelden en beleidsonderwerpen die door bovenschools zijn vastgesteld kunnen één op één worden overgenomen in Schoolmonitor. Alle schoolontwikkelingen zou je moeten kunnen terugkoppelen naar een beleidsonderwerp.
Hierdoor ontstaat er een logische PDCA cyclus die terug te voeren is naar de grondbeginselen van het bestuur.

Uploaden of linken

Worden alle documenten die op SharePoint of Google Drive staan dubbel opgeslagen in Schoolmonitor? Nee, zeker niet. Er is een mogelijkheid om bestanden te plaatsen op de servers van Schoolmonitor, maar in de meeste gevallen plaats je een link naar de locatie binnen het DMS. Dit zorgt ervoor dat iedereen via Schoolmonitor altijd de juiste locatie kan vinden en voorkomt lang zoeken. Daarnaast borg je de ingestelde lees- en schrijfrechten binnen het DMS.

Stand van zaken rondom een beleidsonderwerp

Per beleidsonderwerp is in één oogopslag te zien of scholen een eigen uitwerking hebben gemaakt. Bij elk beleidsstuk is aan te geven of dit een concept is of dat het een definitief stuk betreft.

Toegang tot beleidsdocumenten

Leerkrachten en teamleden kunnen leesbevoegdheid krijgen, maar kunnen geen documenten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Zo kan deze groep altijd het actuele beleid raadplegen of dit nu enkel op bestuursniveau of enkel op schoolniveau beschikbaar is.

Goed onderwijs maken we samen

Schooldirecteuren kunnen snel zien of collega scholen een vastgestelde beleidsuitwerking hebben gemaakt op een bepaald onderdeel. Scholen kunnen elkaar dan makkelijk benaderen en er zo voor zorgen dat niet elke school zelf het wiel steeds opnieuw uitvindt. Zijn er bepaalde vereisten waar een beleidsstuk aan moet voldoen, dan kan het bestuur op simpele wijze een format beschikbaar stellen.

Scholen makkelijk op de hoogte bij nieuw beleid

Zodra er nieuwe beleidsstukken zijn vastgesteld door de GMR kun je dit snel aan de scholen kenbaar maken middels een update. Binnen elk beleidsonderwerp heb je de mogelijkheid om een update te versturen met begeleidende tekst. Alle scholen ontvangen hiervan een notificatie met een verwijzing naar het betreffende onderdeel.

Waar vind ik de beleidsdocumenten?

Heb je een Schoolmonitor account, dan vind je de beleidsdocumenten in de oranje menubalk naast het Dashboard.

Wil je Schoolmonitor vrijblijvend uitproberen en zo de voordelen van de beleidsdocumenten omgeving ontdekken?

MAAK HIER JE ACCOUNT AAN 

Of gebruik je Schoolmonitor zelf al en ken je iemand waarvoor Schoolmonitor goed kan bijdragen aan de organisatie, deel dan dit Blog onder aan de pagina.

Wil je op de hoogte blijven van komende ontwikkelingen? Volg ons dan. Dit kan via:

• LinkedIn. Maak een connectie met mij en volg de bedrijfspagina van Schoolmonitor op LinkedIn.
• Neem een kijkje op de website waar we regelmatig nieuwe blogartikelen plaatsen.
• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
• Of bel en mail ons voor meer informatie of een kennismakingsgesprek. 0513 – 52 87 59 of michelle@schoolmonitor.nl