Eind vorige maand hebben we al een tipje van de sluier opgelicht over deze nieuwe ontwikkeling en aangegeven dat we in juni zo ver waren om de nieuwe functionaliteit te introduceren. Nu is het zover!

Vanaf vandaag is het mogelijk om aan projecten ook specifieke uren, budgetten of andere indicatoren mee te geven. Waarom dit zo gaaf is? We leggen het in dit artikel uit.

Waarom deze ontwikkeling?

Voorheen was het enkel mogelijk om tekstueel de inschatting van uren en budget bij een project aan te geven. Doordat dit platte tekstvelden zijn, kunnen we niet met deze gegevens gaan rekenen. Hoe gaaf zou het zijn als dit wel zou kunnen?!

Het doel was een functionaliteit te introduceren die op een overzichtelijke manier inzicht geeft in de geschatte uren of kosten en daar tegenover de gemaakte uren of kosten. De functionaliteit moet laagdrempelig te gebruiken zijn, we willen niet van elke schooldirecteur een boekhouder maken.

We zijn heel trots om te melden dat deze eerste stap nu operationeel is. Eerste stap? Dit impliceert dat er nog meer ontwikkeling komen?! Dat klopt, we zijn inmiddels al bezig met de volgende stappen. Daarover later meer.

Wat is er nieuw?

Volledige vrijheid in indicatoren

Op bovenschools niveau kan de applicatiebeheerder zelf Budgetindicatoren inrichten. Uren en budget hebben wij er als standaard ingezet, maar deze zijn uiteraard naar eigen inzicht aan te passen.

Bij het aanmaken van indicatoren heb je de mogelijkheid een eenheid aan te geven, te weten: getal, financieel of story points. Zo kunnen we ons voorstellen dat indicatoren aangemaakt gaan worden als: Materieel, Scholing, Koersplan of Marketingactiviteiten.
De indicatoren worden op bovenschools niveau vastgesteld en zijn voor de gehele organisatie beschikbaar.

Indicatoren gebruiken

Omdat het doel is inzicht bieden op maandniveau, hebben we de functionaliteit bij stap 4 in de Planfase toegepast. Hier worden de projecttaken per maand aangemaakt.
Deze knop is toegevoegd. 

Je maakt hier de keuze voor één of meerdere indicatoren die je wilt toevoegen aan deze projecttaak en je geeft aan hoeveel uur, geld en/of eenheden je aan deze taak denkt te gaan besteden.

Heb je dit gedaan, dan verschijnt er binnen het project rechts bovenin een ‘klokje’ met de gekozen indicator en het de ingevulde waarde. Een visuele weergave van totalen binnen je project!

Een voorbeeld:

Er wordt een training verzorgd door een extern bureau. In dit project wordt een projecttaak toegevoegd ‘Volgen van training’ met een budgetindicator die valt onder Scholing. Een voor de kosten van de training en een voor het volgen van de training. Dit resulteert in een twee ‘klokjes’. Een met budget en een met uren. Daarnaast volgt er nog een evaluatiegesprek met een vervolg plan van aanpak, deze uren worden ook middels een budgetindicator aangegeven. Omdat dit ook uren zijn telt het systeem dit bij de uren voor het volgen van de training op. 

Boven in het project verschijnen de klokjes 

Het project draai je nu zoals je gewend bent. Ben je toe aan de Check fase? Dan zie je hier de per projecttaak de ingeschatte gegevens uit de Plan fase weer terug.

Bij het evalueren van de individuele taken kun je aangeven wat je daadwerkelijk aan budget hebt uitgegeven. Is er een verschil tussen het begrootte en gerealiseerde? Dan wordt dit direct zichtbaar in het veld ernaast én in de ‘klokjes’.

Terug naar het voorbeeld:

De trainingen zijn gegeven. De kosten van de training waren van te voren afgesproken, dus die zijn gelijk aan het begrootte bedrag. Het klokje is nu in zijn geheel blauw gekleurd. De medewerkers die de training gevolgd hebben, zijn hier toch langer mee bezig geweest dan gedacht. Er is een deel blauw, maar ook een deel rood gekleurd. De tweede projecttaak is ook uitgevoerd, maar nam minder tijd in beslag. Een positief resultaat, dat verrekend wordt met het totaal en zichtbaar is in het klokje. 

Boven in het project geven de klokjes de status van het project weer.

Overzicht en inzicht

De ‘klokjes’ zijn zichtbaar op projectniveau om de status van je project weer te geven, maar ze zijn er ook op organisatieniveau. Op het Dashboard zie je alle indicatoren die in projecttaken gebruikt worden samengevoegd. Dit geeft in één oogopslag weer hoe het met de totaal budgetten of uren van de school staat. Indicatoren die niet gebruikt worden, zijn ook niet zichtbaar.

Naast de klokjes zijn de geplande resources ook op maandniveau te zien in een grafiek. Die grafiek laat het zelfde zien als de klokjes, maar dat niet alleen! Omdat de indicatoren op projecttaakniveau worden ingezet, is er bij een piek in de grafiek direct zichtbaar uit welke projecttaak of -taken dit afkomstig is. Zo is gemakkelijk te zien waar de zwaarte van projecten binnen de school ligt.

Waarom dit zo gaaf is!

• De klokjes, grafieken en indicatoren hebben het doel om inzicht te geven in de projecten die er binnen de organisatie lopen. Niet om te controleren, maar juist om te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn, waar hulp nodig is en om projecten realistisch te kunnen plannen. Doordat er een waarde wordt gegeven aan projecttaken en dus aan een project, wordt de zwaarte van een project zichtbaar en kunnen er keuzes gemaakt worden. Zo kan er besloten worden om een project met veel zwaarte op een versimpelde manier aan te pakken, dit met meerdere scholen samen te doen of later in de tijd te plaatsen.
• Er zijn weinig handelingen nodig om deze inzichten te creëren. Schoolmonitor helpt je hierbij terwijl je het project aan het uitwerken bent.
• Door deze toevoeging, kun je de plannen voor je organisatie nog beter duiden. Scholen kunnen snel zien of ze binnen een bepaald voor afgesproken budget blijven.
• Doordat de indicatoren op bovenschools niveau worden bepaald, is er voor de overkoepelende organisatie in één overzicht op het Dashboard te zien hoeveel resources er besteed worden aan bepaalde indicatoren. Bijvoorbeeld hoeveel wordt er over alle scholen besteed aan het realiseren van de doelen uit het koersplan.

Deze ontwikkeling is vanaf nu voor elke organisatie die met Schoolmonitor werkt te gebruiken. Dus besturen en scholen die nieuwsgierig zijn geworden kunnen de volgende stap gaan zetten!

Vervolg?

De volgende toevoegingen, die in lijn liggen met deze functionaliteit, willen we als volgende stappen gaan oppakken.

• De indicatoren ook meenemen in de rapportage van de schooljaarplannen.
• Het mogelijk maken om te plannen in schooljaren, maar te begroten op kalenderjaren.
• Het ontsluiten van de gegevens naar externe dashboards zoals PowerBI. Zo krijgen andere afdelingen binnen de school ook inzicht in de impact van jaarplannen.

Heb je vragen, laat het ons weten. En we houden je uiteraard je op de hoogte van de komende ontwikkelingen. Je kunt ons volgen via:

• LinkedIn. Maak een connectie met mij en volg de bedrijfspagina van Schoolmonitor op LinkedIn.
• Neem een kijkje op de website waar we regelmatig nieuwe blogartikelen plaatsen.
• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
• Of bel en mail ons voor meer informatie of hulp bij implementatie. 0513 – 52 87 59 of michelle@schoolmonitor.nl

Werk je nog niet met Schoolmonitor en wil je dit vrijblijvend uitproberen?

MAAK HIER JE ACCOUNT AAN