Om een beeld te krijgen hoe gebruikers schoolmonitor ervaren, ben ik op zoek gegaan naar een actieve gebruiker. Iemand die veel kan vertellen over wat Schoolmonitor voor een onderwijsinstelling kan betekenen. Als snel kwam ik uit op Janny Vonk. Ze is interim directeur op een Jenaplanschool in Leeuwarden en kende Schoolmonitor tot twee jaar geleden nog niet. Een perfecte kandidaat om te vragen hoe de kennismaking met Schoolmonitor ging, waar ze het voor inzet en vooral hoe dit haar en haar team na twee jaar bevalt.

Na het eerste contact via LinkedIn en een aantal pogingen om samen een belafspraak te maken, belde Janny me vorige week spontaan op. Ze was net met Schoolmonitor bezig en had wel even tijd om hierover te bellen. Momenteel is ze is interim schoolleider op de Sint Paulusschool in Leeuwarden, maar ze zit al vanaf 1978 in het onderwijs en is vanaf 1985 werkzaam als directeur. Een hoop ervaring in het werkveld, maar ze was ons nog nooit eerder tegengekomen. Ik was benieuwd hoe deze eerste kennismaking ging.

“Toen ik twee jaar geleden op de Sint Paulusschool startte, werkte de voorgaande directeur met Schoolmonitor. Hier had hij de basis van het schoolplan ingezet. Hij gebruikte dit voor zijn eigen overzicht. Hij had dit niet gedeeld met het team. Met deze basis ben ik in de zomervakantie aan de slag gegaan. Ik heb gecheckt wat er van de plannen was uitgevoerd, wat de status was van de lopende zaken en wat er nog miste. Op die manier heb ik het schoolplan geëvalueerd en het nieuwe schoolplan gemaakt. Zo heb ik Schoolmonitor leren kennen.”

Hoe ging het werken met Schoolmonitor de eerste keer? Je had verder geen uitleg gehad toch?
“Het werken in Schoolmonitor ging eigenlijk heel intuïtief. En de PDCA cyclus is mij niet onbekend, dus ik vond mijn weg redelijk snel.”

Met welke programma’s werkte je hiervoor?
“Ja, je zult me wel ouderwets vinden, maar eigenlijk maakte ik nog steeds gebruik van mijn eigen jaarplanning in Excel. Deze heb ik zelf opgezet en haalde ik elk jaar weer tevoorschijn. Jarenlang ben ik op zoek geweest naar een programma die de juiste combinatie van functionaliteiten had. Losse lijstjes of documenten op verschillende plekken werken niet, want deze lijstjes of documenten praten niet met elkaar. In mijn Excel heb ik dit voor een gedeelte ingebouwd, maar dit is allemaal handwerk dus heel tijdrovend. Eerder heb ik gewerkt met bijvoorbeeld WMK of Kwintoo. Toen Microsoft Teams kwam, dacht ik dat dat de oplossing zou zijn, maar ik liep er steeds tegenaan dat de juiste dwarsverbanden niet gemaakt konden worden. Maar er bleven onderdelen uit de PDCA cyclus missen en kreeg daardoor nooit een sluitend plan. En op gegeven moment heb je ook niet meer de tijd om helemaal in een programma te duiken. De winkel is open en het is druk zat, dus ging ik steeds weer terug naar mijn eigen Excel.”

Waar heb je gezocht naar oplossingen?
“Ik heb bijvoorbeeld mijn beide kinderen gevraagd, die in de ICT- en evenementensector werken, met welke tools zij een projectplanning maken. Maar al deze tools voldeden niet aan mijn wensen. Ze waren of veel te ingewikkeld of misten een paar essentiële functionaliteiten.”

In de eerste opstartweken kwam Janny in contact met Hans Plat, onze algemeen directeur. Al snel werd duidelijk dat het gesprek niet over het belang van kwaliteitszorg in het onderwijs hoefde te gaan, want daarin zaten ze precies op één lijn.
“Omdat ik al die tijd op zoek ben geweest naar de juiste combinatie van functionaliteiten, was dit gesprek meer een soort afvinklijstje. En tot mijn verbazing kon Hans op eigenlijk alle wensen antwoorden dat dit met Schoolmonitor mogelijk is. Hans heeft me laten zien hoe ik bepaalde dingen kon doen en dat was een verademing.”

Toen kon je dus echt aan de slag. Hoe heb je het team betrokken?
“Het team heb ik vanaf het eerste moment erbij betrokken. Ik had al snel door dat dit programma het meeste in zijn kracht staat als alle niveaus binnen de organisatie ermee werken. Dus van het bestuur tot aan de teamleden. Op die manier doe je het ook echt samen en pakt iedereen de verantwoordelijkheid over zijn eigen stuk. Dus tijdens de eerste studiedag na de vakantie heb ik de situatie uitgelegd en ben met het team Schoolmonitor en het Schoolplan wat ik tot dusver had gemaakt, doorgegaan. Omdat het veel was, ben ik begonnen met de kleinere en behapbare projecten die goed tot de verbeelding spraken en goed weergaven welke functionaliteiten in het programma zaten. Zo waren de verschillende lijntjes en niveaus in het programma direct duidelijk.”

En hoe is dit ontvangen?
“In het begin was iedereen wat afwachtend, maar omdat het vertrouwen in mij er was en ik zo enthousiast was, ging iedereen snel mee in het traject.”

Hoe heb je de implementatie verder aangepakt?
“Ik ben eerst begonnen met de uitleg van Schoolmonitor aan de teams die als functie dicht bij me staan. Het Managementteam, de IB’er en de Jenaplancoördinator. Ik heb ze laten zien hoe het precies werkt, wat de mogelijkheden zijn en wat ik al had gedaan. Dit pikten ze snel op. Daarna heb ik de coördinatoren van Taal, Rekenen en Kunst en Cultuur gevraagd om op 1 A4-tje te zetten wat hun doel voor komend jaar is. Dit hebben we toen samen in de Planfase gezet, om zo te laten zien hoe een project wordt vormgegeven en te monitoren is. Iedereen deelde inmiddels mijn enthousiasme en vanaf dat punt zijn we projecten gaan toewijzen en pakte iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid. Dit ging heel goed en waren er vragen, dan namen ze zelf contact op met Schoolmonitor via de Helpdesk.”

Je bent nu bijna twee jaar verder. Hoe is het werken met Schoolmonitor bevallen?
“Nou, je merkt dat het meeste tijd gaat zitten in de Planfase en dat is logisch. Maar wanneer je dit goed inricht en hier goed met het team over nadenkt, dan staat eigenlijk alles klaar voor de rest van het schooljaar en is het een kwestie van af en toe bijhouden, evalueren en borgen.
Dit zorgt ervoor dat je tijdens het schooljaar niet bezig bent met de secundaire of zelfs tertiaire zaken, maar echt de tijd hebt om met het belangrijkste en mooiste stuk van het vakgebied bezig te zijn; de kinderen. Want als er erg druk is, dan is het stukje kwaliteitszorg een van de eerste dingen dat minder prioriteit krijgt. Het feit dat alles in Schoolmonitor staat en op die manier goed geborgd is, dat geeft heel veel rust en zorgt voor een werkdrukverlaging binnen het gehele team.”

Gebruik je nu geen andere programma’s meer? Staat echt alles in Schoolmonitor?
“Nee, we gebruiken nog wel SharePoint en af en toe een paar andere programma’s, maar de basis is Schoolmonitor. In de Act fase waarin projecten geborgd worden, hebben we vaak een linkje staan naar de locatie van een uitgewerkte procedure of plan. Deze procedure hebben we dan dus op SharePoint staan en niet in Schoolmonitor. Maar omdat de locatie wel in Schoolmonitor staat kan iedereen het vinden. En dan is ook een enorme meerwaarde. Schoolmonitor zorgt ervoor dat alles goed geborgd is. Valt er iemand uit, dan ligt er een totaalplan klaar dat door iedereen overgenomen en uitgevoerd kan worden. Dat is een heel fijn gevoel en zorgt ook weer voor rust en ruimte binnen het team.”

 Over een paar weken draagt Janny haar functie bij de Sint Paulusschool over aan een nieuwe directeur.
Hoe ga je dit overdragen?
“Nou, heel simpel eigenlijk. Morgen heb ik een gesprek met mijn opvolgster. We gaan dan samen alle projecten door, zodat ze direct op de hoogte is wat er in de afgelopen twee jaar gebeurd is en welke projecten nu lopen.”

Weet je of je opvolgster al eerder met Schoolmonitor gewerkt heeft en wat geef je haar mee?
“Nee, ze heeft nog niet eerder met Schoolmonitor gewerkt, maar als ik haar laat zien hoe het is ingericht, kan ik me niet voorstellen dat ze daar moeilijkheden mee gaat krijgen. Natuurlijk moet ze straks zelf bepalen met welk instrument ze wil gaan werken, maar het schoolplan staat nu klaar. Het voelt echt fijn om de afgelopen twee jaar compleet en overzichtelijk over te kunnen dragen.”

Nu je twee jaar met Schoolmonitor gewerkt heb, zijn er dingen de je in het programma mist?
“Een functionaliteit waar ik nog naar op zoek ben is het combineren van kleine evenementen die geen project zijn in de totale jaarplanning. Ik heb dit al met Hans besproken en hij pakt dit met het team op om te kijken of dit aan het pakket toegevoegd kan worden. Erg fijn om zo samen het product te kunnen verbeteren.”

Janny is straks dus klaar met haar functie binnen de Sint Paulusschool. Ik vroeg haar of ze al weet wat ze nu gaat doen en of ze weer met Schoolmonitor zou gaan werken op bijvoorbeeld een nieuwe basisschool.
“Ik weet nog niet wat ik hierna ga doen. Het zijn ook nog een paar weken hè, en daarin moet nog heel veel gebeuren. Dus die focus komt straks wel. De ervaring die ik nu met Schoolmonitor heb, neem ik uiteraard mee. Wanneer een toekomstige school de kwaliteitszorg op een andere manier goed geborgd heeft, dan is dat natuurlijk helemaal prima en werk ik daar in mee. Maar mochten ze dit nog niet of niet naar wens hebben, dan zal ik samen met de school gaan kijken wat het beste bij de organisatie past. En als ze het dan aan mij vragen, dan heb ik natuurlijk wel mijn voorkeur.”

Wat een fijn gesprek was dit en er mooi om het enthousiasme zo te ervaren. Ik bedank Janny voor het delen van haar ervaringen en wens haar heel vee succes met haar toekomstige ondernemingen. We gaan elkaar uiteraard nog spreken.

Werk je in het onderwijs en ben je enthousiast geworden van de ervaringen van Janny Vonk? Je kan Schoolmonitor vrijblijvend uitproberen. Maak je account aan en het gehele pakket aan functionaliteiten staat voor je klaar om te ontdekken.

MAAK HIER JE ACCOUNT AAN 

Wil je op de hoogte blijven van de komende ontwikkelingen? Volg ons via:

• LinkedIn. Maak een connectie met mij en volg de bedrijfspagina van Schoolmonitor op LinkedIn.
• Neem een kijkje op de website waar we regelmatig nieuwe blogartikelen plaatsen.
• Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
• Of bel en mail ons voor meer informatie of een kennismakingsgesprek. 0513 – 52 87 59 of michelle@schoolmonitor.nl